Penyuluh Perikanan Kab Musi Rawas
Buku administrasi kelompok adalah buku
pencatatan segala sesuatu yang ada kaitannya dengan keadaan dan perkembangan
kelompok.Kesan pertama yang terlihat pada suatu
kelompok pelaku utama yang baik,
adalah pengelolaan admnistrasi yang tertib dan benar. Sehingga kemampuan
kelompok dalam melaksanakan administrasi dengan baik perlu dibina terus sampai
mereka terbiasa melakukannya.
Kegunaan administrasi kelompok antara lain adalah: (a) Sebagai alat
kontrol; (b) Sebagai alat
dokumentasi; (c) Sebagai
alat/bahan pengambilan keputusan; (d) Sebagai alat monitirong/evaluasi kelompok; (e) Sebagai alat
memupuk kepercayaan anggota; (f) Sebagai alat ukur keberadaan kegiatan
kelompok; dan (g) Sebagai alat ukur
pengembangan kelas kelompok. Beberapa jenis buku administrasi yang
sebaiknya dimiliki oleh kelompok, yakni:
1.1. Buku Data Anggota
Kelompok
Buku Data Anggota Kelompok adalah buku yang
berisi tentang semua informasi mengenai anggota kelompok, termasuk mata
pencaharian utamanya serta kepemilihan sarana prasarana dan/atau lahan
usahanya.
Manfaat Buku Data Anggota Kelompok antara
lain adalah: (1) menggambarkan potensi sumberdaya di dalam kelompok; dan (2)
memudahkan tim pembina dan pihak lain dalam mempelajari potensi sumber daya
manusia kelompok.
Contoh Format Buku Data
Anggota Kelompok:
|
NO
|
NAMA ANGGOTA
|
ALAMAT
(NO HP/TELP)
|
JABATAN DALAM KELOMPOK
|
TINGKAT PENDIDIKAN
|
USIA (TAHUN)
|
USAHA POKOK
|
USAHA SAMPINGAN
|
KEPEMILIKAN ALAT TANGKAP IKAN
|
KET.
|
|
|
JENIS
|
BANYAKNYA (BUAH)
|
|||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.2. Buku Tamu
Kelompok
Buku Data TamuKelompok adalah buku yang
berisi tentang data-data tamu yang mengunjungi kelompok, baik sifatnya formal,
non formal maupun informal.
Manfaat Buku Tamu Kelompok, antara lain
adalah: (1) mengetahui siapa, darimana dan tujuan apa dan kapan tamu yang
mengunjungi kelompok; (2) membenahi dan
mengoreksi kekurangan kelompok dari saran dan kesan yang ditulis tamu guna
kemajuan kelompok; dan (3) mempermudah pencarian kontak person kepada tamu
kelompok, jika dikemudian hari ternyata diperlukan.
Contoh Format Buku Tamu Kelompok:
|
NO
|
NAMA DAN NO.HP
|
JABATAN/INSTANSI
|
TANGGAL
|
TUJUAN/KEPERLUAN
|
KESAN
|
PESAN
|
TANDA TANGAN
|
|
|
DATANG
|
PERGI
|
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.3. Buku Rencana
Kegiatan Kelompok
Buku RencanaKegiatanKelompok adalah buku yang
berisi tentang: (1) Apa yang akan dilakukan atau apa yang hendak
dilakukan? (2) Bagaimana
melaksanakannya atau apa yang harus dikerjakan? (3) Kapan melaksanakannya? (4) Siapa anggota
kelompok yang akan melakukannya? (5) Berapa besar usaha yang akan dilakukan?
Manfaat Buku Rencana Kegiatan Kelompok,
antara lain adalah: (1) Dipakai sebagai alat koordinasi; (2) Dapat memberikan
“kepastian” mengenai masa depan atau membatasi “ketidakpastian”; (3) Tersedianya alat
ukur terhadap prestasi yang akan dicapai
dan alat pengendalian (control) jalannya kegiatan kelompok; (4) Peningkatan
produktifitas (efektifitas dan efisiensi) karena memfokuskan pada sasaran; dan (5) Terbentuknya kerja sama, dukungan dan peran
serta anggota kelompok.
Contoh Format Buku
Rencana Kegiatan Kelompok:
|
NO
|
URAIAN
|
VOLUME/FREKUENSI
|
WAKTU PELAKSANAAN
|
TEMPAT PELAKSANAAN
|
KETERANGAN
|
|
|
|
|
|
|
|
1.4. Buku Pola
Tebar/Produksi Kelompok
Buku Pola Tebar/ProduksiKelompok adalah buku
yang berisi tentang data-data waktu penebaran benih/induk dan estimasi panennya
dalam periode waktu tertentu. Manfaat Buku Pola Tebar/ProduksiKelompok adalah
untuk mengetahui polausahakelompokdanperkiraanpanen/produksi/penjualan.
Contoh Format Buku Pola Tebar/Produksi
Kelompok:
TAHUN:
..................
|
NO
|
NAMA ANGGOTA KELOMPOK
|
PENEBARAN BULAN
|
PERKIRAAN PRODUKSI
|
||||||||||||
|
JAN
|
FEB
|
MAR
|
APR
|
MEI
|
JUN
|
JUL
|
AGU
|
SEP
|
OKT
|
NOP
|
DES
|
TANGGAL
|
BANYAKNYA
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.5. Buku Agenda Surat
Kelompok
Buku Agenda Surat Kelompok adalah buku yang
berisi tentang datasurat-surat yang masuk atau surat-surat yang dikeluarkan
oleh kelompok dalam periode waktu tertentu. Manfaat Buku Agenda SuratKelompok
adalah: (1)untuk mengetahui arus surat masuk dan keluar; (2) mempermudah
pengarsipan dan penelusuran tindak lanjut surat.
Contoh Format Buku Agenda Surat Kelompok:
|
NO
|
NOMOR SURAT
|
TANGGAL SURAT
|
PENGIRIM/ TUJUAN SURAT
|
TANGGAL SURAT
MASUK/KELUAR
|
PERIHAL
|
DISPOSISI/
TINDAK LANJUT/ KETERANGAN
|
|
|
SURAT MASUK
|
SURAT KELUAR
|
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.6. Buku Inventaris Barang/Alat
Kelompok
Buku Inventaris Barang/Alat Kelompok adalah
buku yang berisi tentang data-data barang/alat yang menjadi inventaris kelompok
dan/atau barang yang dibeli bersama oleh anggota kelompok. Manfaat Inventaris
Barang/AlatKelompok adalah:(1) untuk mendata barang/alat yang dimiliki oleh
kelompok; (2) memudahkan pengelolaan barang/alat yang dimiliki kelompok; dan
(3) memudahkan penelusuran kepemilikan barang/alat yang ada dalam kelompok.
Contoh Format Buku Inventaris Barang/Alat
Kelompok:
|
NO
|
JENIS BARANG
|
JUMLAH
(BUAH)
|
TANGGAL TERIMA
|
KONDISI BARANG
|
KETERANGAN
|
KODE NO.
|
|
|
DIBELI
|
HIBAH
|
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.7. Buku Daftar Hadir
Pertemuan Kelompok
Buku Daftar Hadir Pertemuan Kelompok adalah
nama dan tanda tangan anggota yang hadir pada rapat/pertemuan/kegiatan
kelompok. Manfaat Daftar Hadir PertemuanKelompok adalah:(1) untuk mengetahui
tingkatkeaktifan anggota dalam kegiatan-kegiatan kelompok; (2) sebagai data
penguat keputusan yang diambil sewaktu rapat/pertemuan.
Contoh Format Buku Daftar Hadir Pertemuan
Kelompok:
|
NO
|
TANGGAL
|
NAMA KEGIATAN
|
PESERTA
RAPAT/PERTEMUAN/KEGIATAN
|
|||
|
NAMA
|
JABATAN
|
ALAMAT/ NO.HP
|
TANDA TANGAN
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|||
1.8. Buku Notulen
Rapat/Pertemuan Kelompok
Buku Notulen Rapat/Pertemuan Kelompok adalah
buku catatan atas segala sesuatu yang terjadi dalam rapat/pertemuan kelompok;
termasuk didalamnya kesimpulan/keputusan yang diambil pada saat kegiatan
tersebut. Manfaat Notulen Rapat/PertemuanKelompok adalah:(1) Sebagai catatan
pembahasan kegiatan rapat/pertemuankelompok baik yang telah dilaksanakan maupun
rencana tindaklanjut; (2) memudahkan dalampembahasan masalah dan pemecahan masalah
baik di lapangan maupun dalam kelompok.
Contoh Format Notulen Rapat/Pertemuan
Kelompok:
|
NO
|
TANGGAL
|
NAMA KEGIATAN
(RAPAT/PERTEMUAN)
|
NAMA PEMBICARA/ PEMBERI PENDAPAT
|
JABATAN/ JABATAN DALAM
KELOMPOK
|
POKOK-POKOK MATERI/
USULAN/ PENDAPAT YANG DISAMPAIKAN
|
KESIMPULAN/ REKOMENDASI/
RENCANA TINDAK LANJUT
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.9. Buku Kas Kelompok
Buku Kas Kelompok adalah buku catatan
transaksitunai dan transaksi bankdarikelompok. Manfaat Buku Kas Kelompok
adalah: mendata keluar masuk dan saldo keadaan keuangan kelompok.
Contoh Format Buku Kas Kelompok:
|
NO
|
TANGGAL
|
URAIAN
|
BANYAKNYA
(BUAH/KALI/KG)
|
HARGA PER SATUAN (RP.)
|
MASUK (RP.)
|
KELUAR (RP.)
|
SALDO
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.10. Buku
Tabungan/Iuran Kelompok
Buku
Tabungan/Iuran Kelompokadalah catatan pemasukan kas kelompok yang
berasal dari iuran wajib, iuran sukarela, tabungan wajib dan tabungan sukarela
anggota masing-masing anggota kelompok. Manfaat Buku Tabungan/IuranKelompok
adalah:(1) mendata keluar masuk dan saldo keadaan keuangan kelompok; (2) mengetahui
jumlah iuran dan tabungan setiap bulan dan setiap tahunnya; dan (3)memudahkan
pelacakan status iuran dan tabungan anggota kelompok .
Contoh Format Buku Tabungan/Iuran Kelompok:
BULAN: ..................
|
NO
|
NAMA ANGGOTA KELOMPOK
|
TABUNGAN
|
IURAN BULANAN
|
IURAN …………………….
|
|||
|
TANGGAL
|
BANYAKNYA (Rp.)
|
TANGGAL
|
BANYAKNYA (Rp.)
|
TANGGAL
|
BANYAKNYA (Rp.)
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.11. Buku Pinjaman
Anggota Kelompok
Buku
Pinjaman Anggota Kelompokadalah catatan terhadap semua informasi
pinjaman yang diberikan pada anggota, secara individu (termasuk masalah
pinjaman, tujuan pinjaman, jadwal pengembalian bunga, pengembalian pinjaman,
hutang yang belum lunas dan melampaui batas waktunya. Manfaat Buku Pinjaman
AnggotaKelompok adalah menginventarisir besaranpinjaman anggota kelompok serta
pengembalian pinjaman anggota kelompok.
Contoh Format Buku Pinjaman Anggota Kelompok:
TAHUN: ..................
|
NO.
|
HARI/
TANGGAL
|
NAMA
|
BESAR
PINJAMAN (Rp.)
|
JANGKA
WAKTU
(BULAN)
|
PEMBAYARAN (Rp.)
|
|||||||||||
|
JAN
|
FEB
|
MRT
|
APR
|
MEI
|
JUN
|
JUL
|
AGT
|
SEP
|
OKT
|
NOV
|
DES
|
|||||
|
|
||||||||||||||||
Sumber:
Rosadi, dkk. Modul Kelompok Mandiri. Bimtek Tenaga
Pendamping Desa Program IFAD. 2016
Tidak ada komentar:
Posting Komentar