Selasa, 19 Februari 2019

Buku Administrasi Kelompok Perikanan

Oleh "Ahmad Rukbi, SP. MM. M.Si."
Penyuluh Perikanan Kab Musi Rawas

Buku administrasi kelompok adalah buku pencatatan segala sesuatu yang ada kaitannya dengan keadaan dan perkembangan kelompok.Kesan pertama yang terlihat pada suatu  kelompok pelaku utama  yang baik, adalah pengelolaan admnistrasi yang tertib dan benar. Sehingga kemampuan kelompok dalam melaksanakan administrasi dengan baik perlu dibina terus sampai mereka terbiasa melakukannya.

Kegunaan administrasi kelompok antara lain adalah: (a) Sebagai alat kontrol; (b) Sebagai alat dokumentasi; (c) Sebagai alat/bahan pengambilan keputusan; (d) Sebagai alat monitirong/evaluasi kelompok; (e) Sebagai alat memupuk kepercayaan anggota; (f) Sebagai alat ukur keberadaan kegiatan kelompok; dan (g) Sebagai alat ukur pengembangan kelas kelompok. Beberapa jenis buku administrasi yang sebaiknya dimiliki oleh kelompok, yakni:
 
1.1.  Buku Data Anggota Kelompok
Buku Data Anggota Kelompok adalah buku yang berisi tentang semua informasi mengenai anggota kelompok, termasuk mata pencaharian utamanya serta kepemilihan sarana prasarana dan/atau lahan usahanya. 
Manfaat Buku Data Anggota Kelompok antara lain adalah: (1) menggambarkan potensi sumberdaya di dalam kelompok; dan (2) memudahkan tim pembina dan pihak lain dalam mempelajari potensi sumber daya manusia kelompok.
Contoh Format Buku Data Anggota Kelompok:
NO
NAMA ANGGOTA
ALAMAT
(NO HP/TELP)
JABATAN DALAM KELOMPOK
TINGKAT PENDIDIKAN
USIA (TAHUN)
USAHA POKOK
USAHA SAMPINGAN
KEPEMILIKAN ALAT TANGKAP IKAN
KET.
JENIS
BANYAKNYA (BUAH)
1.2.  Buku Tamu Kelompok
Buku Data TamuKelompok adalah buku yang berisi tentang data-data tamu yang mengunjungi kelompok, baik sifatnya formal, non formal maupun informal. 
Manfaat Buku Tamu Kelompok, antara lain adalah: (1) mengetahui siapa, darimana dan tujuan apa dan kapan tamu yang mengunjungi kelompok;  (2) membenahi dan mengoreksi kekurangan kelompok dari saran dan kesan yang ditulis tamu guna kemajuan kelompok; dan (3) mempermudah pencarian kontak person kepada tamu kelompok, jika dikemudian hari ternyata diperlukan.
Contoh Format Buku Tamu Kelompok:
NO
NAMA DAN NO.HP
JABATAN/INSTANSI
TANGGAL
TUJUAN/KEPERLUAN
KESAN
PESAN
TANDA TANGAN
DATANG
PERGI
1.3.  Buku Rencana Kegiatan Kelompok 
Buku RencanaKegiatanKelompok adalah buku yang berisi tentang: (1) Apa yang akan dilakukan atau apa yang hendak dilakukan? (2) Bagaimana melaksanakannya atau apa yang harus dikerjakan? (3) Kapan melaksanakannya? (4) Siapa anggota kelompok yang akan melakukannya? (5) Berapa besar usaha yang akan dilakukan?
Manfaat Buku Rencana Kegiatan Kelompok, antara lain adalah: (1) Dipakai sebagai alat koordinasi; (2) Dapat memberikan “kepastian” mengenai masa depan atau membatasi “ketidakpastian”; (3) Tersedianya alat ukur terhadap prestasi  yang akan dicapai dan alat pengendalian (control) jalannya kegiatan kelompok; (4) Peningkatan produktifitas (efektifitas dan efisiensi) karena memfokuskan pada sasaran; dan               (5) Terbentuknya kerja sama, dukungan dan peran serta anggota kelompok.
Contoh Format Buku Rencana Kegiatan Kelompok:
NO
URAIAN
VOLUME/FREKUENSI
WAKTU PELAKSANAAN
TEMPAT PELAKSANAAN
KETERANGAN
1.4.  Buku Pola Tebar/Produksi Kelompok
Buku Pola Tebar/ProduksiKelompok adalah buku yang berisi tentang data-data waktu penebaran benih/induk dan estimasi panennya dalam periode waktu tertentu. Manfaat Buku Pola Tebar/ProduksiKelompok adalah untuk mengetahui polausahakelompokdanperkiraanpanen/produksi/penjualan.
Contoh Format Buku Pola Tebar/Produksi Kelompok:
TAHUN: ..................
NO
NAMA ANGGOTA KELOMPOK
PENEBARAN BULAN
PERKIRAAN PRODUKSI
JAN
FEB
MAR
APR
MEI
JUN
JUL
AGU
SEP
OKT
NOP
DES
TANGGAL
BANYAKNYA
1.5.  Buku Agenda Surat Kelompok
Buku Agenda Surat Kelompok adalah buku yang berisi tentang datasurat-surat yang masuk atau surat-surat yang dikeluarkan oleh kelompok dalam periode waktu tertentu. Manfaat Buku Agenda SuratKelompok adalah: (1)untuk mengetahui arus surat masuk dan keluar; (2) mempermudah pengarsipan dan penelusuran tindak lanjut surat.
Contoh Format Buku Agenda Surat Kelompok:
NO
NOMOR SURAT
TANGGAL SURAT
PENGIRIM/ TUJUAN SURAT
TANGGAL SURAT MASUK/KELUAR
PERIHAL
DISPOSISI/
TINDAK LANJUT/ KETERANGAN
SURAT MASUK
SURAT KELUAR
1.6.  Buku Inventaris Barang/Alat Kelompok
Buku Inventaris Barang/Alat Kelompok adalah buku yang berisi tentang data-data barang/alat yang menjadi inventaris kelompok dan/atau barang yang dibeli bersama oleh anggota kelompok. Manfaat Inventaris Barang/AlatKelompok adalah:(1) untuk mendata barang/alat yang dimiliki oleh kelompok; (2) memudahkan pengelolaan barang/alat yang dimiliki kelompok; dan (3) memudahkan penelusuran kepemilikan barang/alat yang ada dalam kelompok.
Contoh Format Buku Inventaris Barang/Alat Kelompok:
NO
JENIS BARANG
JUMLAH
(BUAH)
TANGGAL TERIMA
KONDISI BARANG
KETERANGAN
KODE NO.
DIBELI
HIBAH
1.7.  Buku Daftar Hadir Pertemuan Kelompok
Buku Daftar Hadir Pertemuan Kelompok adalah nama dan tanda tangan anggota yang hadir pada rapat/pertemuan/kegiatan kelompok. Manfaat Daftar Hadir PertemuanKelompok adalah:(1) untuk mengetahui tingkatkeaktifan anggota dalam kegiatan-kegiatan kelompok; (2) sebagai data penguat keputusan yang diambil sewaktu rapat/pertemuan.
Contoh Format Buku Daftar Hadir Pertemuan Kelompok:
NO
TANGGAL
NAMA KEGIATAN
PESERTA RAPAT/PERTEMUAN/KEGIATAN
NAMA
JABATAN
ALAMAT/ NO.HP
TANDA TANGAN
1.8.  Buku Notulen Rapat/Pertemuan Kelompok
Buku Notulen Rapat/Pertemuan Kelompok adalah buku catatan atas segala sesuatu yang terjadi dalam rapat/pertemuan kelompok; termasuk didalamnya kesimpulan/keputusan yang diambil pada saat kegiatan tersebut. Manfaat Notulen Rapat/PertemuanKelompok adalah:(1) Sebagai catatan pembahasan kegiatan rapat/pertemuankelompok baik yang telah dilaksanakan maupun rencana tindaklanjut; (2) memudahkan dalampembahasan masalah dan pemecahan masalah baik di lapangan maupun dalam kelompok.
Contoh Format Notulen Rapat/Pertemuan Kelompok:
NO
TANGGAL
NAMA KEGIATAN (RAPAT/PERTEMUAN)
NAMA PEMBICARA/ PEMBERI PENDAPAT
JABATAN/ JABATAN DALAM KELOMPOK
POKOK-POKOK MATERI/ USULAN/ PENDAPAT YANG DISAMPAIKAN
KESIMPULAN/ REKOMENDASI/ RENCANA TINDAK LANJUT
1.9.  Buku Kas Kelompok
Buku Kas Kelompok adalah buku catatan transaksitunai dan transaksi bankdarikelompok. Manfaat Buku Kas Kelompok adalah: mendata keluar masuk dan saldo keadaan keuangan kelompok.
Contoh Format Buku Kas Kelompok:
NO
TANGGAL
URAIAN
BANYAKNYA (BUAH/KALI/KG)
HARGA PER SATUAN (RP.)
MASUK (RP.)
KELUAR (RP.)
SALDO
1.10.   Buku Tabungan/Iuran Kelompok
Buku  Tabungan/Iuran Kelompokadalah catatan pemasukan kas kelompok yang berasal dari iuran wajib, iuran sukarela, tabungan wajib dan tabungan sukarela anggota masing-masing anggota kelompok. Manfaat Buku Tabungan/IuranKelompok adalah:(1) mendata keluar masuk dan saldo keadaan keuangan kelompok; (2) mengetahui jumlah iuran dan tabungan setiap bulan dan setiap tahunnya; dan (3)memudahkan pelacakan status iuran dan tabungan anggota kelompok .
Contoh Format Buku Tabungan/Iuran Kelompok:
BULAN: ..................
NO
NAMA ANGGOTA KELOMPOK
TABUNGAN
IURAN BULANAN
IURAN …………………….
TANGGAL
BANYAKNYA (Rp.)
TANGGAL
BANYAKNYA (Rp.)
TANGGAL
BANYAKNYA (Rp.)
1.11.   Buku Pinjaman Anggota Kelompok
Buku  Pinjaman Anggota Kelompokadalah catatan terhadap semua informasi pinjaman yang diberikan pada anggota, secara individu (termasuk masalah pinjaman, tujuan pinjaman, jadwal pengembalian bunga, pengembalian pinjaman, hutang yang belum lunas dan melampaui batas waktunya. Manfaat Buku Pinjaman AnggotaKelompok adalah menginventarisir besaranpinjaman anggota kelompok serta pengembalian pinjaman anggota kelompok.
Contoh Format Buku Pinjaman Anggota Kelompok:
TAHUN: ..................
NO.
HARI/
TANGGAL
NAMA
BESAR PINJAMAN (Rp.)
JANGKA WAKTU
(BULAN)
PEMBAYARAN (Rp.)
JAN
FEB
MRT
APR
MEI
JUN
JUL
AGT
SEP
OKT
NOV
DES

















Sumber:
Rosadi, dkk. Modul Kelompok Mandiri. Bimtek Tenaga Pendamping Desa Program IFAD. 2016

Tidak ada komentar:

Posting Komentar